技術情報

こんにちは。
経営管理本部のTです。

最近流行りのNotebookLMを社内で活用できないか調べていたところ、社内規則（ルール・マニュアル類）の活用に適しているのではないかと感じました。

そのため、NotebookLMを使って社内規則を検索できる仕組みを試したいと思います。

NotebookLMとは

NotebookLMは、Googleが開発したAIアシスタントツールです。
ユーザーがアップロードしたドキュメントをAIが理解・要約し、その情報に基づいて質問への回答や要約の作成などを行うことができます。

ChatGPTでは、指定したリソースのみに限定して情報を参照させることが難しいケースがありました。
しかし、NotebookLMでは情報の取得元を指定できるためハルシネーション（事実とは異なる回答）を抑えることができます。

NotebookLMで社内規則を検索できる仕組みを作る

今回は、サンプルの就業規則ファイル（PDF形式）をNotebookLMにアップロードし、探したい情報を検索できる仕組みの作り方について、わかりやすく手順付きで紹介します。

ステップ1：社内規則に関する資料の用意

NotebookLMにアップロードする社内規則に関するドキュメントを準備します。
NotebookLMは以下のような形式に対応しています：

対応する主なファイル形式
・PDF
・Word文書
・PowerPoint資料
・Google ドキュメント
・Google スプレッドシート
・Google スライド
・テキストファイル
・音声ファイル（MP3・WAVなど）
・YouTubeのURL
・WebページのURL

事前に、10ページほどのサンプル就業規則（PDF）をAIで作成したので
このPDFをNotebookLMにアップロードしていきます。

ステップ2：NotebookLMにアクセス

NotebookLM公式サイトにアクセスし、Googleアカウントでログインします。

ステップ3：ノートブックを作成

「+新規作成」をクリックし、用意した就業規則をアップロードします。

アップロードが完了すると、ドキュメントの概要が自動生成されます。
NotebookLMでは、チャット形式で質問できるだけでなく、以下のような機能も利用できます。

・クイズ（テスト）生成
・フラッシュカード生成
・レポート生成
・音声解説生成
・動画解説生成

次に「採用する際に必要な書類について教えて」と質問してみたところ、アップロードした資料に基づいた回答が返ってきました。
参照元を提示してくれるため、ハルシネーション（事実とは異なる回答）対策にも有効です。
参照元番号をクリックすると、引用箇所が表示されます。

ステップ4：「NotebookLM」を共有する方法

NotebookLMには、ノートブックを特定のユーザー（メールアドレス指定）またはリンクを知る全員に、閲覧者（読み取り専用）または編集者（表示・追加・削除可能）として許可する機能があります。

作成したノートブックは、メールアドレス単位でアクセス権を設定し、URLを共有するだけで社内に展開できます。

1.ノートブックを開き、右上「共有」ボタンをクリック。
2.共有したい相手のメールアドレスを入力し、権限（閲覧者/編集者）を設定して送信。
3.相手には通知メールが届き、リンクからアクセス可能

NotebookLMを使えば、社内ナレッジを活用した情報共有が、誰でも簡単に実現できます。

まとめ

NotebookLMを活用することで、必要な情報をピンポイントで確認できるため、業務効率化につながると感じました。
また、勉強会の内容共有に活用している企業もあるようなので、
弊社においても今後試していきたいと考えています。

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